Beanworks a lancé un plugin Gmail qui capture une facture envoyée dans le corps de l’e-mail, la convertit en PDF et l’importe instantanément dans le logiciel AP Automation de Beanworks pour traitement. Les clients Beanworks peuvent désormais télécharger le plug-in gratuit sur G Suite Marketplace pour une expérience fluide de capture et de téléchargement de factures. Cette fonctionnalité accélérera encore le cycle de traitement automatisé des factures, qui est généralement 4 à 5 fois plus rapide que les systèmes non automatisés.
Comment ça marche
Auparavant, lorsqu’une facture était contenue dans le corps d’un e-mail, elle devait être téléchargée, convertie en PDF, puis téléchargée dans Beanworks. Maintenant, avec le plugin, les utilisateurs peuvent ignorer ces étapes et importer la facture dans Beanworks, en un clic.
Qu’est-ce que l’automatisation des points d’accès ?
Selon les recherches de Levvel, les quatre principaux problèmes de point d’accès concernent les processus manuels tels que la saisie de données tout en mettant tous les comptes fournisseurs en ligne sur une plate-forme centralisée. Cela réduit les risques, les retards et les erreurs en offrant un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur le processus AP, des bons de commande aux paiements. L’automatisation des points d’accès réduit les coûts importants liés au traitement du papier à forte intensité de main-d’œuvre et aux suivis manuels, ce qui permet aux équipes de collaborer sur les points d’accès de n’importe où.
Les directeurs financiers commencent à voir la valeur à long terme de l’automatisation. Dans un sondage mené auprès de 450 dirigeants financiers, la majorité d’entre eux ont indiqué que l’automatisation de la comptabilité était importante pour accroître la productivité et réduire les erreurs humaines. Leurs objectifs d’automatisation comprennent également l’amélioration de l’expérience de travail des clients et du personnel. Mais les avantages de l’automatisation vont au-delà d’une expérience comptable fluide. Les entreprises ont réalisé d’importantes économies de coûts en éliminant le papier. Un sondage mené auprès de 896 organisations a révélé que les organisations les moins performantes dépensent en moyenne 9 $ pour traiter une facture; le plus performant dépense 2 $ et utilise très probablement un système automatisé.
Calculez combien les factures papier coûtent à votre entreprise en ce moment.
Les entreprises qui avaient mis en œuvre l’automatisation des points d’accès n’ont pratiquement connu aucun hoquet pendant la COVID-19. Par exemple, cette entreprise de boissons de 83 ans a commencé à utiliser l’application mobile pour approuver les factures pendant le travail à distance. Il s’agit également d’une bonne pratique pour la sécurité des données et les audits. Les données financières gérées et stockées sur papier présentent un risque pour l’entreprise. Avec un système automatisé, les responsables financiers peuvent personnaliser l’accès afin que le personnel n’ait accès qu’à ce à quoi il est censé avoir accès et ajouter plus de couches d’approbations pour les bons de commande, les factures et les paiements. Cela augmente les contrôles et aide à prévenir la fraude et les erreurs telles que la fausse facturation ou les paiements en double.
Les avantages de l’automatisation des points d’accès sont nombreux. Les entreprises qui transforment numériquement leur processus comptable peuvent améliorer leurs résultats, rester compétitives et accélérer l’exécution.
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